DPS e privacy , scadenza adempimenti 31 marzo 2011

Cari amici,

eccoci al consueto appuntamento annuale col Decreto Legislativo 196/2003 (Codice Privacy), per la parte relativa alle scadenze del 31 marzo.

Facciamo un ripasso del Privacy audit che dobbiamo affrontare :

Aggiornamento DPS (alla luce anche delle nuove prescrizioni relativa agli Amministratori di sistema)

Entro e non oltre il 31 marzo di ogni anno, l’azienda deve aggiornare il proprio “Documento Programmatico sulla Sicurezza” (DPS) che deve contenere (regola 19 dell’allegato B, “Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza”, del DLgs 196/2003):

• l’elenco dei trattamenti di dati personali;
• la distribuzione dei compiti e delle responsabilità nell’ambito delle strutture preposte al trattamento dei dati (N.B.: gli Amministratori di sistema, devono essere sempre persone fisiche ben individuate all’interno del DPS ed i loro nomi devono essere comunicati o resi conoscibili a tutti i soggetti interessati);
• l’analisi dei rischi che incombono sui dati;
• le misure da adottare per garantire l’integrità e la disponibilità dei dati, nonché la protezione delle aree e dei locali, rilevanti ai fini della loro custodia e accessibilità;
• la descrizione dei criteri e delle modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito a distruzione o danneggiamento (…);
• la previsione di interventi formativi degli incaricati del trattamento (…);
• la descrizione dei criteri da adottare per garantire l’adozione delle misure minime di sicurezza in caso di trattamenti di dati personali affidati, in conformità al codice, all’esterno della struttura del titolare.

Tali elementi “obbligatori” del DPS devono ovviamente contenere informazioni aggiornate alla data di redazione del Documento Programmatico per cui è importante pianificare per tempo tutte le attività da svolgere e le funzioni aziendali da coinvolgere (i.e.: l’ufficio Risorse Umane per i piani formativi e l’ufficio Sicurezza per le misure di sicurezza).